Terms & conditions

ALGEMENE VOORWAARDEN

Versie: 20 oktober 2026

1. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle reserveringen en gebruik van de Podio studio’s via ons online boekingsplatform. Door een boeking te maken, gaat de gebruiker akkoord met deze voorwaarden.

2. Annuleringsbeleid

2.1. Annulering + verplaatsing 72 uur of meer vóór de opnamesessie:

We begrijpen dat klanten in bepaalde omstandigheden sessies moeten verplaatsen. Podio verplaatst geboekte sessies graag kostenloos wanneer wij minstens 72 uur vóór aanvang van de geboekte sessie op de hoogte worden gebracht. Verplaatsen van de opnamesessie is afhankelijk van de beschikbaarheden.

2.2. Annulering zonder verplaatsing 72 uur of meer vóór de opnamesessie:

Voor annuleringen zonder verplaatsing, is de boekingskost voor 70% terugbetaalbaar.

2.3. Annulering binnen de 48 uur vóór de opnamesessie:

Voor sessie(s) die worden geannuleerd en niet worden verplaatst binnen een periode van 48 uur vóór de startdatum van de sessie, is de boekingskost niet terugbetaalbaar.

Voor sessie(s) die worden geannuleerd én verplaatst worden binnen een periode van 48 uur vóór de startdatum van de sessie, is de boekingskost 50% terugbetaalbaar.

2.3. Annulering zonder verplaatsing op de dag zelf:

Sessies die op de dag zelf worden geannuleerd of gemist, worden volledig aangerekend.

3. Policy voor het nemen van opties

3.1. Wat is een optie?

Een optie is een tijdelijke en vrijblijvende blokkering van een bepaalde datum en/of tijdslot in onze studio-agenda. Een optie geeft de klant de tijd om intern af te stemmen of de opname effectief kan doorgaan.

3.2. Geldigheid van een optie

Een optie blijft maximaal 72 uur geldig. Als de optie binnen die termijn niet bevestigd wordt, vervalt ze automatisch en komt het tijdslot opnieuw vrij voor andere klanten.

Wij proberen klanten waar mogelijk nog te herinneren aan een openstaande optie, maar het uitblijven van een herinnering verlengt de geldigheid van de optie niet. Een optie kan eventueel verlengd worden, maar moet aangevraagd worden via e-mail (studio@podio.be).

3.3. Definitieve reservatie

Een studioboeking is pas definitief wanneer ze bevestigd werd en wanneer aan de afgesproken reservatievoorwaarden voldaan is. Dat kan bijvoorbeeld gaan om:

• schriftelijk akkoord op de offerte;
• bevestiging per e-mail;
• betaling van een voorschot;
• betaling van een reservatiekost;
• een bevestiging van ons online reservatiesysteem;
• of een andere vooraf afgesproken bevestigingswijze.

Zolang aan deze voorwaarden niet voldaan is, blijft het tijdslot beschikbaar volgens de regels van deze optiepolicy.

3.4. Wanneer een klant hetzelfde tijdslot wil boeken

Als een andere klant interesse heeft in een tijdslot waarop al een optie staat, krijgt de klant met de eerste optie de kans om de boeking definitief te bevestigen.

In dat geval nemen wij contact op en krijgt de klant maximaal 24 uur om schriftelijk te bevestigen. Als er binnen die termijn geen bevestiging komt, vervalt de optie automatisch en kan het tijdslot aan een andere klant worden toegewezen.

3.5. Opties kort voor de opnamedatum

Voor opnames die binnen minder dan 7 kalenderdagen plaatsvinden, kunnen wij geen vrijblijvende optie meer garanderen. In dat geval werken wij enkel met een definitieve reservatie.

3.6. Meerdere opties

Om onze agenda werkbaar te houden, kunnen klanten niet onbeperkt meerdere data of tijdslots in optie nemen. Daarom kan je maximaal 4 data in tegelijk in optie houden.

Wij behouden ons het recht voor om het aantal openstaande opties per klant of per productie te beperken.

4. Terugbetalingsbeleid

Terugbetalingen worden enkel toegekend indien voldaan is aan het annuleringsbeleid.

5. Boekingsbevestiging

Tenzij Podio schriftelijk anders vermeldt, is geen enkele sessie definitief bevestigd totdat de overeengekomen betaling volledig is ontvangen. Vaste, terugkerende klanten kunnen (na voorafgaand akkoord) boekingen bevestigen met een betaling van 50% voorschot; de resterende 50% kan 48 uur vóór de sessie worden betaald of op factuur na de opnamesessie.

6. Betalingsvoorwaarden

Podio hanteert voor ALLE boekingen een strikt beleid: bevestiging gebeurt pas na ontvangst van betaling, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. De te betalen bedragen moeten uiterlijk 48 uur vóór de geboekte opnamesessie zijn ontvangen. Bij niet of laattijdige betaling, heeft Podio het recht de opnamesessie te annuleren.

Indien schriftelijk overeengekomen dat de betaling mogelijk is op factuur na de opnamesessie, dan geldt er een betalingstermijn van 15 dagen. Bij niet of laattijdige is een forfaitaire schadevergoeding van 15% verschuldigd met een minimum van €50 evenals interesten aan 10% per jaar en dit zonder enige voorafgaande ingebrekestelling.

Alle geschillen die mochten ontstaan zullen aan de bevoegde Rechtbanken van Antwerpen worden voorgelegd. Het Belgisch Recht is van toepassing.

7 Nieuwe klanten

Alle opnamesessies met klanten die voor het eerst komen, moeten volledig betaald zijn uiterlijk 48 uur vóór aanvang van de sessie. Geen enkele sessie is volledig bevestigd totdat de volledige betaling is ontvangen.

8. Bestaande klanten

Terugkerende klanten wordt aangeraden om volledig te betalen vóór elke sessie. Indien gevraagd en goedgekeurd door Podio, accepteren wij echter de betaling op factuur na de opnamesessie.

9. Late aankomst

Kom op tijd. Als u over uw gereserveerde tijdslot heen gaat, kunnen extra overuren worden aangerekend, gefactureerd in blokken van 30 minuten op basis van uw oorspronkelijke boeking: €120 per uur voor audio-only sessies en €150 per uur voor audio- & videosessies.

10. Gebruik van de studio

De studio mag enkel gebruikt worden onder begeleiding van een technieker.


11. Bestandsopslag

Alle audio- en videobestanden worden gegarandeerd 6 maanden bewaard na de datum van de sessie. Na 6 maanden is Podio niet meer aansprakelijk voor bestanden die zijn verwijderd. Als u bestanden nodig heeft na de periode van 6 maanden na uw sessie, neem dan contact met ons op: mogelijk zijn ze nog niet verwijderd en nog opgeslagen.


12. Back-ups van opnames

Podio voorziet waar mogelijk dat elke ruwe opname van audiokanalen en camera's een back-up heeft. Deze service wordt gratis aangeboden voor 6 maanden. Na 6 maanden is Podio niet meer verantwoordelijk voor de bestanden en zal deze verwijderen. Enkel de gemonteerde, afgewerkte afleveringen blijven voor altijd op ons back-up systeem beschikbaar. Wil je dat ook de ruwe bestanden langer dan 6 maanden op ons back-up systeem beschikbaar blijven, dan betaal je een maandelijks bedrag van €25. Deze fee omvat back-up op onze servers en in onze cloudopslag.

Als alternatief kan de klant met een eigen SSD of HD de audio- en videobestanden komen kopiëren van onze servers om de bestanden zelf in bewaring te nemen na de 6 maanden.


13. Bestandslevering

Als Podio de montage niet verzorgd, worden de audiobestanden binnen 48 uur na het einde van de opnamesessie aan de klant geleverd. Indien betaling achteraf voor de opname werd overeengekomen, is de eindbetaling vereist vóór overdracht van de bestanden. Zodra de eindbetaling is voldaan, worden de masterbestanden en alle overige audio- en videobestanden eigendom van de persoon die de sessie heeft betaald. Deze worden verzonden via Smash file transfer. Deze dienst is gratis.


14. Eigendomsrechten & licenties

Alle intellectuele eigendomsrechten, auteursrechtelijke vermogensrechten en naburige rechten op de door Podio gerealiseerde audio-, video- en mediaproducties blijven bij Podio berusten, voor zover deze rechten haar rechtsgeldig toekomen.

Na volledige betaling van de overeengekomen vergoeding verkrijgt de opdrachtgever een niet-exclusieve, wereldwijde en onbeperkte gebruikslicentie, geldig voor de volledige wettelijke beschermingsduur. Deze omvat het recht om de opgeleverde producties te publiceren, reproduceren, verspreiden, bewerken en commercieel te exploiteren via alle bestaande media en kanalen, zonder bijkomende vergoeding aan Podio.

Deze licentie houdt geen overdracht van intellectuele eigendomsrechten in. Een dergelijke overdracht (buy-out) is uitsluitend mogelijk via een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst, tegen een specifiek onderhandelde vergoeding.

De rechten van derden, de rechten op door de opdrachtgever aangeleverd materiaal en de wettelijk beschermde morele rechten blijven onverminderd van toepassing.

Voor het overige gelden de bepalingen van Boek XI, Titel 5 van het Belgische Wetboek van Economisch Recht, betreffende auteursrechten en naburige rechten.

15. Roken

Wij hanteren een strikt rook- en vapeverbod in de studio of binnen het gebouw. Roken is wel toegestaan buiten aan de voorkant van het gebouw aan de hoofdweg.


16. Honden

Honden zijn niet toegestaan in de studio.


17. Studio-opstellingen

Klanten kunnen kiezen uit vier verschillende studio-opstellingen.

Foto’s van de opstellingen zijn te bekijken in de galerij op onze website. Er is op aanvraag keuze uit planten en verlichting – mail ons vóór uw sessie, want wijzigingen aan de studio-opstelling tijdens uw sessie verkorten uw beschikbare opnametijd. Laat ons vooraf weten als u eigen decoratie wilt meebrengen.


18. Verzoeken en vragen

Voor andere verzoeken en vragen kunt u contact met ons opnemen via studio@podio.be


19. Aansprakelijkheid

Wij zijn niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of schade aan persoonlijke eigendommen van gebruikers. Bovendien is het gebruik van de studio is op eigen risico.


20. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk tegenover de andere partij voor niet-nakoming, vertraging, verlies of schade door enige oorzaak of omstandigheid die buiten de redelijke controle van een partij valt, met inbegrip van (maar niet beperkt tot) aardbeving, brand, overstroming, verstoringen in communicatie, omgevingsomstandigheden, oorlog of ander conflict, openbare onrust, stakingen, arbeidsproblemen, onbeschikbaarheid van materiaal of voorraden, of enige vertraging door of belemmering veroorzaakt door de andere partij.

21. Privacy toelatingen en bescherming van persoonsgegevens:

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het rechtmatig laten maken, verwerken, gebruiken en publiceren van audio-, video- en foto-opnames van gasten, presentatoren en andere bij de productie betrokken personen. De opdrachtgever staat in voor het vooraf informeren van deze personen en het verkrijgen van alle wettelijk vereiste toestemmingen, toelatingen en rechten, waaronder het recht op afbeelding en het gebruik van de stem.

Wanneer Podio in opdracht van de opdrachtgever opnames maakt of persoonsgegevens verwerkt, handelt Podio, voor zover zij optreedt als verwerker, overeenkomstig een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Podio blijft verantwoordelijk voor de naleving van haar eigen wettelijke verplichtingen, waaronder vertrouwelijkheid en passende beveiliging van de opnames en persoonsgegevens.

De opdrachtgever vrijwaart Podio voor aanspraken van derden die voortvloeien uit ontbrekende toelatingen of tekortkomingen van de opdrachtgever, behoudens voor zover deze aanspraken het gevolg zijn van een eigen tekortkoming van Podio.

Voor het overige gelden de toepasselijke bepalingen van de AVG/GDPR en de Belgische privacywetgeving.

22. Wijzigingen en Beëindiging

Wij behouden ons het recht om deze voorwaarden op elk moment aan te passen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op het boekingsplatform. In geval van overmacht behouden wij ons het recht voor om boekingen te annuleren of te verplaatsen. In dit geval zal de gebruiker zo snel mogelijk op de hoogte worden gebracht en wordt een alternatieve oplossing gezocht.